Cotação para exportação: Como elaborar uma pro-forma invoice (fatura pro-forma)

Sua empresa recebeu uma cotação de um cliente estrangeiro e está se preparando para fazer sua primeira exportação? Então é hora de emitir sua primeira pro-forma invoice, também conhecida como fatura pro-forma.

A pro-forma invoice é um dos documentos mais importantes no comércio exterior, sendo utilizado tanto nas operações de importação como nas de exportação. Ela é utilizada na fase inicial da negociação, ou seja, no processo de cotação entre clientes e fornecedores estrangeiros, e serve para definir as condições comerciais e proteger ambos os lados de possíveis questionamentos e disputas comerciais que possam ocorrer no futuro. A fatura comercial também é utilizada para definir os custos e responsabilidades sob a mercadoria durante o transporte logístico.

Por exemplo, você já se imaginou na situação em que o contêiner é envolvido em um acidente rodoviário entre a fábrica do exportador e o porto de origem na China, de quem é a responsabilidade pelo pagamento dos danos causados? Isto dependerá das condições acordadas nos INCOTERMs e descritos no pro-forma invoice.

O pro-forma não é uma obrigação de compra ou pagamento por parte do importador, ele somente formaliza as negociação entre ambas as partes. Mesmo com o pro-forma assinado pelo cliente, é importante que o comprador realize o depósito antes que a mercadoria seja despachada. Além disto, é importante ressaltar que ele pode ser emitido em inglês ou na língua do importador.

Preparamos uma lista de itens que são recomendáveis para garantir uma operação segura e sem riscos. É aconselhável que todos os itens sejam preparados e conferidos com muita atenção pois o fornecedor se baseará nos mesmos para produzir e entregar as mercadorias. Os principais itens da pro-forma invoice são:

 

  • Consignee: Neste campo são descritas as informações cadastrais da empresa importadora dos produtos – razão social, endereço completo e telefone. Nos casos em que há intermediação da importação via trading, o campo consignee é preenchido com os dados da empresa de trading.
  • Notify: Empresa ou pessoa que poderá receber informações sobre o status da importação – também são utilizados os dados cadastrais de razão social, endereço completo e telefone. Este campo é muito utilizado em casos onde há importação via trading, sendo que o Notify é a empresa de destino da mercadoria.
  • Condições de pagamento: Esta seção do pro-forma invoice detalha como será feito o pagamento das importações. Apesar de ser comum a utilização do pagamento antecipado, o fornecedor pode conceder prazo para pagamento, assim como o pagamento com carta de crédito.
  • Quantidade por produto: Quantidade a ser produzida por item.
  • Quantidade total: Somatório da quantidade de cada produto.
  • Valor unitário: Valor unitário por produto na moeda da negociação.
  • Valor total: É o campo que, além de somar o valor unitário multiplicado pela quantidade de cada item, é descrito por extenso com a moeda da negociação.
  • INCOTERM: os INCOTERMS definem as responsabilidades entre o importador e o exportador. Por exemplo, de quem é a responsabilidade pelo pagamento do frete, seguro e impostos? Até qual período da viagem a responsabilidade é do exportador? Os INCOTERMS mais comuns são:
    • CIF – Cost, Insurance and Freight: Quando o exportador informa o preço CIF, ele está nos dizendo que o mesmo inclui: custo da mercadoria, seguro e frete até o porto de destino final, ou seja, somente é necessário pagar os impostos de importação.
    • FOB – Free on Board: O exportador se responsabiliza a entregar a mercadoria no porto de origem, sendo responsável pelo transporte da fábrica até o costado do navio. Após isto, ou seja, durante o trânsito marítimo e desembaraço, as responsabilidades são do importador. É necessário acrescentar o porto de origem da mercadoria após a palavra FOB.
    • FCA – Free Carrier: Sempre acompanhado de um local de destino, o vendedor entregará a mercadoria neste lugar mencionado, sendo que é responsável por todos os custos e despesas até este local pré-definido.
    • EXW – Ex-works: O exportador disponibilizará a mercadoria na fábrica ou armazém de origem, ou seja, ele não se responsabilizará pelos custos de logística e despesas, como frete, seguro e impostos.
  • Condições de qualidade: Os requisitos de qualidade podem ser descritos nesta seção. É importante detalhar para o fornecedor as expectativas e parâmetros das mercadorias, assim não haverá surpresas no momento de desembarque da carga.
  • Validade da proposta: Toda proposta comercial deve ter uma validade que limita a data máxima em que a cotação é ainda válida. Esta data impede que futuras variações no preço não sejam aceitas pelo cliente caso ele leve um tempo grande para confirmar a cotação.
  • Data de embarque: O fornecedor dará uma previsão de embarque da carga, o que é muito importante para agendamento do frete com o agente de cargas, além da preparação da descarga no destino.
  • Canal bancário: É interessante descrever no pro-forma os dados bancários para facilitar o processamento do pagamento, assim como diminuir o risco de fraude em que alguém envia dados bancários incorretos para pagamento da fatura.
  • Assinatura: Tanto o importador como o exportador devem assinar o pro-forma invoice para garantir a veracidade e conferência das informações.

 

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Você já emitiu ou recebeu a sua primeira pro-forma invoice? Você localizou todos os itens acima? Compartilhe sua experiência conosco nos comentários abaixo. Caso você tenha alguma dúvida sobre a fatura comercial, entre em contato conosco clicando aqui.

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